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Desarrollar proyectos en Management sin sorpresas: ManagementCube

Son muchos los proyectos innovadores que buscan mejorar resultados en las empresas, pero si nos paramos a pensar, no son tantos los que consiguen alcanzar los resultados previstos en el inicio. Ante esta situación, nos planteamos una pregunta ¿por qué muchos proyectos no alcanzan el objetivo? Para analizar los motivos hemos creado ManagementCube.

ManagementCube es un método que busca establecer el equilibrio en todos los factores que contribuyen al resultado de un proyecto. De ahí, hemos identificado seis factores principales, tantos como caras tiene un cubo.

Estos factores son: Estrategía, Gestión, Personas, Equipos, Procesos y Tecnología.

Al igual que cuándo estamos montando un cubo de rubick, por ejemplo, la combinación óptima de todos los factores nos permitirá alcanzar el objetivo final (en el caso del cubo de rubick conseguir que todas las piezas encajen en su sitio). Pero esto que parece que a nivel de empresa es fácil y su esencia última, no es la realidad en absoluto. La realidad es que en muchas ocasiones hacemos grandes esfuerzos en algún factor concreto, y dejamos de lado el resto, con lo que el resultado deja mucho que desear.

Buscar el equilibrio es primordial, y vamos a analizar cada uno de los factores por separado para poder llegar a la conclusión de que trabajar sobre todos ellos es primordial. Para llevarlo a cabo, os proponemos un ejemplo como puede ser implantar un modelo de gestión basado en las competencias de los miembros de la organización.

ESTRATEGIA. Nuestro primer paso se inicia por definir un plan de acción y una política que definirá lo que esperamos con la mejora de competencias de las personas de la organización. Si en esta fase, hacemos un desarrollo pobre, el resto del proceso de creación y puesta en marcha no se ajustará a nuestras expectativas. Por tanto, debemos definir un modelo ajustado a nuestras necesidades y nuestras pretensiones en esta materia. Si nos excedemos encontraremos barreras de todo tipo, y si nos quedamos cortos, todo el esfuerzo será redundante. Con la estrategía, la empresa deberá establecer unos objetivos claros de la política a desarrollar, además, de valorar todos los componentes que interviendran en el proceso.

GESTION. No hay gestión sin estrategía previa, ni estrategia válida si es difícil implementar con la gestión. En el caso del ejemplo, lo que debemos de hacer es definir como vamos a implementar la política, estableciendo si realizaremos evaluaciones y cómo las haremos, si estableceremos algún metodo para desarrollar habilidades criticas y que no están disponibles en la empresa, cómo vamos a comunicar el proceso, a quién,... Muchas veces nos quedamos en la definición de la estrategia, pero no implementamos un correcto modelo de gestión, con lo que el resultado no se alcanza.

Como vemos existe una relación muy estrecha entre Estrategía y Gestión. Este binomio será el punto de partida para poder desarrollar el modelo en su totalidad. Sin esto no llegaremos, pero con estos dos factores, por sí solos, tampoco alcanzaremos resultados.

PERSONAS. Hoy en día, las personas son la esencia de las empresas, el valor diferencial. La tecnología, los métodos, las herramientas, las máquinas,..., están disponibles para todos, incluso para nuestra competencia, pero las personas que conforman nuestra organización son únicas. No hay otra empresa igual que la nuestra, porque no están las mismas personas. Por tanto, uno de los focos dónde hay que hacer más esfuerzo es en las personas. Para alcanzar resultados debemos apoyarnos sobre estas personas. En el caso de nuestro ejemplo, poner en marcha el proyecto significa establecer la formula de comunicar el modelo, establecer el método para desarrollar las personas como individuos de forma más óptima, teniendo en cuenta sus circunstancias, negociar en aquellos casos que así se exija, etc. Debemos hacer acciones encaminadas a que las personas entiendan el qué y el porqué del nuevo modelo, así como que conseguirán con ello. También debemos de actuar sobre los responsables, que deben conocer porque se lleva a la práctica el modelo y cómo deben utilizarlo, aunque esto signifique formarles para hacer entrevistas de evaluación o las propias evaluaciones de sus subordinados, en el caso del ejemplo.

EQUIPOS. Pero las personas no estan solas, forman parte de un todo que es la empresa. Para alcanzar buenos resultados, por tanto, deberemos contribuir a que las personas piensen como equipos, potenciando a sus lideres que serán en definitiva quienes transmitan nuestro nuevo modelo. Además, debemos potenciar la participación y la colaboración con el fin de que todos, en la medida que se pueda, se sientan reflejados en el nuevo sistema. En el caso propuesto, lo conveniente es trasladar la estrategia y el modelo de gestión a los empleados con el fin de que estos puedan aportar ideas y que el resultado final sea algo más o menos consensuado, aunque esto a veces es difícil. Además, en este caso concreto, requerirá que los lideres de los equipos puedan comunicar los motivos que han contribuido a poner en marcha un sistema de evaluación de competencias, para que este sea aceptado por toda la organización. Muchas veces, estas acciones no se hacen de forma que sea conocido por todos, con lo que al final el conocimiento del nuevo proyecto queda en manos de unos pocos que no  lo trasladan al resto, y el resto en este caso, no se siente comprometido con el proyecto. Es una de las causas más habituales de fracaso de los proyectos: La falta de motivación o compromiso de los implicados, sean responsables o personal de base.

El binomio Personas - Equipos pasa a ser imprescindible si queremos conseguir resultados, pues significa aportar conocimientos y comunicar hasta la saciedad, para con ello, alcanzar el compromiso individual y colectivo.

PROCESOS. Una empresa es un ente organizado, y esta organización se traduce en procesos. No hablamos de calidad ni de producción; hablamos de establecer los hitos que deben intervenir en el desarrollo de un modelo, desde quién inicia el proceso,  qué debe hacer, a quién debe comunicar, quién y cuándo debe autorizar y validar, quién se encarga de recopilar datos, cómo los envía a los afectados,... Todo el conjunto de tareas que conforman un modelo de evaluación de competencias, siguiendo  con el ejemplo, por separado, no dejan de ser acciones inconexas que por sí solas no alcanzan ningún resultado óptimo. Para alcanzar resultados, debemos poner en orden dichas acciones o tareas, y hacer que fluya de forma natural dentro de la empresa. En la evaluación de competencias el proceso básico sería enviar las evaluaciones para su cumplimentación en tiempo y forma, cumplimentarlas, validarlas, devolver los cuestionarios cumplimentados, tabular resultados, devolverlos a los interesados, desarrollar la entrevista de evaluación dónde se establezcan planes de mejora,..., y todo, determinando quién, cómo y cuándo se hará. Si sobre esto no se trabaja, lo único que alcanzamos es a tener un modelo de gestión basado en la anarquía y en la ineficiencia, dónde se pierden horas en perseguir, controlar, supervisar e incluso en gestionar errores.

TECNOLOGIA. Y todo lo anterior, en ocasiones, sin un sistema o herramienta que lo facilite es inviable. Pensemos en una empresa de 2.000 empleados dónde haya que hacer evaluaciones a todos los niveles. Ahora, pensemos cuántas horas deberemos dedicar a gestionar la ingente cantidad de información y dar resultados fiables. Esto es de lo más habitual. Ponemos en marcha modelos de gestión que después en la práctica no podemos desarrollarlos porque requieren un volumen elevado de medios para hacerlo, o si los tenemos, no son modelos rentables económicamente. Pero a veces nos ocurre lo contrario; ponemos por delante la tecnología e implantamos soluciones que poco o nada se ajustan a nuestra cultura ni forma de hacer. ¿Qué es peor? Pues ambas situaciones son ineficientes, una por la baja rentabilidad y otra por la infima productividad. El punto óptimo está en disponer de una solución que se ajuste a nuestro modelo y que nos permita ser lo más eficiente y eficaces posible en el desarrollo de la política. Si no se da esto, por muchos esfuerzos que hayamos hecho, no alcanzaremos resultados.

Procesos y Tecnología también conforman un binomio esencial en la empresa, pues la unión de ambos nos permitirá disponer de sistemas automatizados que hagan eficaz y eficiente nuestras estrategías y modelos de gestión, y al mismo tiempo rentabilicen al máximo el uso de recursos de tiempo de las personas. Además, este binomio contribuye a facilitar el proceso de implantación al homogeneizar la forma de hacer y comunicar a las personas y los equipos aquello que necesitan en forma y tiempo.

Como hemos visto, la unión de todos los factores es la esencia de alcanzar buenos resultados con nuevos modelos. Si no existe equilibrio entre los seis factores, podemos encontrarnos en una situación compleja dónde el proyecto no alcanza resultados, y en algunos casos, incluso queda relegado por falta de apoyo de toda la organización.

¿En cuántos proyectos hemos trabajado dónde se ha dado este equilibrio? Seguro que no en muchos.

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